Terreinreglement

Algemeen

• Het is verboden om als deelnemer tijdens de spelen op het terrein te zijn.
• Aanwijzingen gegeven door stafleden ten behoeve van de veiligheid, orde of functioneren van het weekend moeten ten allen tijde worden opgevolgd.
• Op last van de brandweer is het verboden om plastic zeilen te hangen boven tenten.
• Het is niet toegestaan om in de tenten te koken of vuur te maken.
• Auto's en aanhangers kunnen worden geparkeerd op de parkeerplaats Zonnegloren aan de Soesterbergsestraat, dit is net buiten de bebouwde kom en tegenover openluchttheater Cabrio. Dit bevindt zich op loopafstand van het IJsberenterrein, het op- en afladen kan uiteraard wel op de Sparrenlaan.
• Leiding en ouders die deelnemers wegbrengen of ophalen mogen niet op de parkeerplaats parkeren, het laden en lossen is wel toegestaan.
• Het meebrengen of gebruiken van alcohol en drugs is ten strengste verboden.
• Alle vuilnis moet zelf mee worden genomen naar huis.
• Er mag niet in de toiletruimtes worden afgewassen.
• Het is niet toegestaan klimtorens mee te nemen naar het ijsberen weekend.
• Fietsen mogen alleen buiten het terrein worden gestald op de daarvoor aangewezen plekken.
• Het gebruik van geluidsdragers op het terrein is niet toegestaan.
• Het maken van vuur in de duinen en het bos is ten strengste verboden.
• Vuurtjes op het terrein zijn toegestaan in de daarvoor bestemde vuurplaatsen. Vuurschalen e.d. mogen niet verplaatst worden. 
• Vuurwerk afsteken is verboden!
• Roken in de gebouwen is verboden.
• Minimaal één leiding per speltak moet op het terrein slapen

AVG / Media

• Tijdens het weekend worden deelnemers, leiding en staf op de foto en/of video gezet.
• Deelnemers mogen I.V.M. wetgeving, zelf foto's en video's maken voor eigen gebruik. Hiervan is het gebruik beperkt. Het zelf publiceren van media waarop andere personen dan de eigen (jeugd)leden op staat wordt sterk ontmoedigd.
• Indien een deelnemer of aanwezige niet op foto's wenst te verschijnen, wordt verwacht dat hij of zij hier actief rekening mee houdt. Dit houdt onder meer in dat men zich niet opstelt voor of deelneemt aan groepsfoto's of andere duidelijke fotomomenten. Wanneer iemand desondanks zichtbaar op een groepsfoto voorkomt, behouden wij ons het recht voor deze foto te publiceren.
• Bezwaar tegen individuele portretten moet voor het weekend ingediend worden, uiterlijk bij aanmelding. Alleen dan kunnen wij garantie bieden dat individuele portretten niet worden geplaatst. Voor groepsfoto's geldt deze garantie nadrukkelijk niet.
• Bij bezwaar zullen wij vragen om één of meerdere foto's van de betrokkenen te kunnen maken. Hiermee zullen wij trachten gemaakte foto’s en video’s van de betrokkenen te verwijderen.
• Wij maken gebruik van gezichtsherkenningssoftware op al het beeldmateriaal met als doel mensen te identificeren die vooraf expliciet hebben aangegeven niet gefotografeerd te willen worden of niet herkenbaar in beeld te willen verschijnen. Deze verwerking vindt uitsluitend plaats om dit fotobeleid correct uit te voeren en ongewenste publicatie zoveel mogelijk te voorkomen.
• Bij geen gehoor of geen bezwaar is de taak aan uzelf om aan te geven welke media achteraf verwijdert moeten worden. Wij kunnen alleen media verwijderen van onze eigen accounts en platformen. U zult zelf actie moeten ondernemen bij andere instanties.
  Een uitzondering hierop is de IJsberenkrant, vanwege de druk oplage en de kosten kunnen wij geen rectificatie uitvoeren of de krant niet uitdelen.
• Foto’s en video's worden bewaard en gebruikt voor promotionele en archief doeleinden ter bevordering van het IJsberenweekend en Scouting. Hier onder valt:
  • Het plaatsen van foto’s in lokale en regionale kranten.
  • Het plaatsen van foto’s en/of video's op de IJsberen website.
  • Het plaatsen van foto’s en/of video's op Social media van het IJsberenweekend.
  • Het plaatsen van foto’s en/of video's op Social media van Scouting Nederland.
• Aan de leiding en de betrokkenen de taak om tijdens het weekend de redactie-leden te blijven informeren bij het maken van een foto / video waarbij de betrokkenen met bezwaar eventueel op zou kunnen staan.
• Onverminderd het bovenstaande behoudt iedere afgebeelde persoon te allen tijde zijn of haar rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waaronder het recht om achteraf bezwaar te maken tegen publicatie of om verwijdering van beeldmateriaal te verzoeken.

Deze regels zijn er om het weekend soepel te laten verlopen. Wij vertrouwen er op dat jullie gezond verstand gebruiken en handelen in de geest van deze regels.
Bij voorbaat dank.